Contrairement à un message instantané, un email passe par une série de serveurs répartis dans le monde. À chaque étape, il peut être scanné pour détecter des virus ou du spam, ce qui prend parfois quelques secondes, voire minutes si le serveur est occupé ou lent.

De plus, certains serveurs attendent avant de transmettre l’email suivant des règles (pour éviter les surcharges ou les attaques). Enfin, il arrive que la boîte de réception du destinataire ne se synchronise pas en temps réel, ce qui ajoute encore du délai.